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Job description
Rejoignez Extia, acteur majeur du conseil en ingénierie et services numériques, en tant qu’Office Manager Junior. Vous serez le pilier opérationnel de deux sites stratégiques – le siège à Sèvres et les locaux du 13ᵉ arrondissement de Paris – et contribuerez à créer un environnement de travail stimulant, sécurisé et conforme aux exigences de nos certifications ISO 27001 et ISO 9001.
**Vos missions principales**
- **Gestion multisites** : coordination quotidienne des deux sites, suivi des plannings, organisation des espaces de travail et optimisation de l’occupation des bureaux.
- **Pilotage opérationnel** : collaboration étroite avec le Facility Manager pour le suivi de la maintenance, la planification des petits travaux et la conformité des bâtiments.
- **Administration des outils internes** : gestion des plateformes collaboratives, création et suivi des badges d’accès, administration du parc automobile (réservations, entretien, suivi des coûts).
- **Logistique et déplacements** : réservation de voyages d’affaires, gestion des notes de frais, suivi du budget communication (COM) et reporting budgétaire.
- **Relation fournisseurs** : point de contact privilégié des prestataires (nettoyage, sécurité, restauration, etc.), négociation des contrats et contrôle de la qualité de service.
- **Organisation d’événements** : conception et mise en œuvre d’actions de team‑building, séminaires internes, ateliers e‑sport et initiatives solidaires via la plateforme d’engagement.
- **Management d’équipe** : encadrement d’une alternante à l’accueil, transmission des bonnes pratiques et suivi de son évolution professionnelle.
- **Accueil physique** : présence 1 à 2 jours par semaine pour accueillir visiteurs, partenaires et nouveaux collaborateurs, garantissant une première impression positive.
- **Conformité et sécurité** : veille au respect des normes ISO 27001 (sécurité de l’information) et ISO 9001 (qualité), mise à jour des procédures internes et formation des équipes.
**Ce que nous offrons**
- Un poste hybride (1 jour de télétravail possible) favorisant l’équilibre vie pro/vie perso.
- Une prise en charge complète des frais de transport, tickets restaurant, mutuelle, accès au CSE et à des formations continues.
- Un environnement dynamique où l’innovation, la collaboration et le bien‑être des collaborateurs sont au cœur de nos priorités.
- La possibilité de développer vos compétences en gestion de projets, budget, conformité et management d’équipes dans un groupe en forte croissance.
**Profil recherché**
- Diplôme Bac+2/3 en gestion administrative, management ou équivalent.
- Première expérience (stage, alternance ou poste junior) en office management, facility management ou administration de sites.
- Maîtrise des outils bureautiques (Office 365, G Suite) et des plateformes de réservation/gestion de badges.
- Sens de l’organisation, rigueur, autonomie et excellent relationnel.
- Anglais professionnel souhaité, la maîtrise du français indispensable.
- Esprit d’équipe, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à travailler en mode projet.
Intégrez Extia et participez activement à la création d’un cadre de travail optimal, où chaque jour rime avec performance, convivialité et innovation.
