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Job description
Rejoignez Fed Office, cabinet d’études dynamique implanté au cœur de Paris, en tant qu’Office Manager (H/F). Sous la responsabilité directe du dirigeant, vous serez le pilier central de la bonne marche du bureau, assurant la coordination de l’ensemble des fonctions administratives, financières et humaines. Votre rôle sera stratégique : vous garantirez le bon fonctionnement des locaux, la relation avec les prestataires, le suivi des projets et la conformité des processus internes.
**Missions principales**
- **Gestion des locaux** : organisation de l’aménagement des espaces, suivi de la maintenance, gestion des contrats de location et des services de nettoyage, sécurité et conformité des installations.
- **Gestion des prestataires** : identification, négociation et suivi des fournisseurs (services généraux, IT, marketing, etc.), contrôle de la qualité des prestations et optimisation des coûts.
- **Onboarding / Offboarding** : pilotage du processus d’intégration des nouveaux collaborateurs (préparation des postes de travail, accès aux outils, formation aux procédures) et gestion des départs (récupération du matériel, clôture des accès, formalités administratives).
- **Gestion financière** : suivi de la facturation, contrôle des dépenses, rapprochements bancaires, préparation des budgets mensuels et participation à l’élaboration du budget annuel.
- **Appels d’offres** : rédaction, diffusion et suivi des réponses aux appels d’offres, analyse des propositions et soutien à la décision d’achat.
- **Ressources humaines** : administration du personnel (contrats, absences, congés, dossiers individuels), veille juridique et conformité aux obligations légales, participation aux projets RH (formation, amélioration du climat social).
- **Communication interne** : diffusion des informations clés, organisation d’événements internes (réunions d’équipe, séminaires) et animation de la vie de bureau.
- **Amélioration continue** : proposition d’optimisations de processus, mise en place d’outils de suivi (tableaux de bord, KPI) et participation à des projets transversaux.
**Profil recherché**
Vous justifiez d’une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement au sein d’un cabinet d’études ou d’une PME. Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, PowerPoint, suites collaboratives) ainsi que les logiciels de comptabilité et de gestion des ressources humaines. Vous avez d’excellentes compétences relationnelles, un bon niveau d’anglais et êtes à l’aise avec la négociation et la gestion de fournisseurs.
**Ce que nous offrons**
- Un poste à responsabilité au sein d’une équipe engagée et en pleine croissance.
- Un environnement de travail moderne, situé dans le centre de Paris, avec des espaces de travail collaboratifs.
- Un package salarial attractif, complété par des avantages sociaux (mutuelle, tickets restaurant, transport).
- Des opportunités de formation continue et d’évolution de carrière.
Si vous êtes motivé(e) par le challenge de contribuer à la performance d’une structure innovante et que vous souhaitez évoluer dans un cadre stimulant, envoyez votre candidature dès maintenant.
**Processus de recrutement**
Après réception des candidatures, un premier entretien téléphonique sera suivi d’un entretien en présentiel avec le dirigeant et le responsable RH. Vous aurez l’opportunité de présenter vos réalisations et de découvrir plus en détail la culture de Fed Office.
