Responsable de pôle – Planning et examens

À propos du poste

L'université Paris 1 Panthéon-Sorbonne recrute un(e) responsable de pôle au sein de la Direction de la logistique, chargée du planning central de 7 bâtiments, de 200 salles d'enseignement et de 18 amphithéâtres, ainsi que du bureau des surveillants d'examens. Le poste regroupe deux bureaux : celui du planning et celui des surveillances, et s'adresse à un(e) cadre de niveau B.

Missions principales

• Gérer le planning central et coordonner le bureau du planning et le bureau des surveillances
• Établir et gérer les plannings d'enseignement et d'examens des centres (Panthéon, Sorbonne, La Chapelle, Lourcine, Censier, Broca, Mahler)
• Gérer les locations extérieures (environ 120 000 euros de budget annuel) et les réservations pour événements, réunions et soutenance
• Récupérer annuellement près de 300 surveillants d'examens, établir leurs plannings (3 000 à 5 000 créneaux par session) et suivre les heures et les liquidations
• Participer à l'optimisation des locaux d'enseignement et coordonner avec les services des plannings locaux
• Agir comme référent Campus Condorcet Paris-Aubervilliers, entre les services de l'EPCC Condorcet et les services de scolarité et de recherche
• Directer le service de 7 agents, en lien avec le Vice-président chargé du patrimoine, le Directeur général des services, le DPI et la Directrice de la logistique

Profil recherché

• Sens de l'organisation, de l'anticipation et rigueur
• Sens des responsabilités, réactivité et capacité à gérer les priorités et les urgences
• Qualités relationnelles, écoute et diplomatie, travail en équipe et transversalité
• Sens du service public, discrétion et capacité d'adaptation
• Maîtrise de soi et gestion du stress en période de forte activité

Compétences requises

• Techniques de planification, programmation et optimisation de l'occupation des locaux
• Connaissance de l'organisation d'un établissement d'enseignement supérieur et de sa réglementation
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion des plannings (Excel, Word, Pronote Campus...)
• Production de tableaux de bord, rédaction de notes, procédures et comptes rendus