Office Manager – Gestion du bureau à Paris

À propos du poste

L’Office Manager / Assistant de Direction H/F assure le bon fonctionnement quotidien du bureau de Greystar à Paris. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les dirigeants et les équipes internes pour garantir un environnement de travail optimal.

Missions principales

• Veiller à la disponibilité et au bon état des équipements, systèmes et fournitures du bureau.
• Assurer la propreté et l’organisation des espaces de travail, salles de réunion et cuisine.
• Accueillir les visiteurs, clients et collaborateurs, et gérer les appels et le courrier.
• Organiser les déplacements des équipes internationales (réservations d’hôtels, transferts, transports).
• Gérer les commandes de fournitures, le suivi des factures et le respect du budget dédié.
• Mettre en place et renouveler les contrats avec les prestataires, en recherchant des économies.
• Assurer le référencement des prestataires dans le système financier.
• Soutenir les équipes dans le classement, l’archivage et la préparation de documents de présentation.

Profil recherché

• Expérience confirmée en gestion de bureau ou en assistance de direction.
• Bonne maîtrise des procédures administratives et de la gestion de budget.
• Capacité à communiquer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie.

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (ex. Microsoft Office).
• Connaissance des processus de commande et de facturation.
• Gestion de fournisseurs et de contrats de services.