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Job description
L'Université de Toulon, établissement d'excellence reconnu pour son dynamisme académique et sa proximité avec les acteurs économiques de la région Provence‑Azur, recherche un(e) Assistant(e) en Gestion Administrative (F/H) pour renforcer sa Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI).
**Missions principales**
- Assurer la coordination quotidienne des activités administratives de la DAJI : suivi des dossiers, organisation des réunions, gestion des agendas du directeur et des équipes.
- Élaborer, contrôler et archiver les actes de gestion (délibérations, arrêtés, conventions, contrats) en veillant à leur conformité juridique et à leur traçabilité.
- Participer à l’instruction de dossiers complexes (projets de réforme, accords inter‑universitaires, procédures de passation de marchés) en apportant un soutien analytique et documentaire.
- Concevoir et mettre en œuvre des outils et processus d’amélioration continue (tableaux de bord, procédures normalisées, guides d’utilisation) afin d’optimiser l’efficacité du service.
- Rédiger, mettre à jour et publier les contenus numériques de la DAJI (site internet, intranet, newsletters) en garantissant la qualité rédactionnelle et le respect de la charte graphique.
- Contribuer à la diffusion de la culture juridique au sein de l’université : organisation d’ateliers, rédaction de notes d’information, animation de la plateforme de partage de connaissances.
- Assurer le suivi administratif et le reporting des conventions de partenariat, des subventions et des projets de recherche.
- Servir d’interface privilégiée entre la gouvernance (Conseil d’administration, Direction générale), les responsables de composantes (facultés, instituts) et les directions métiers (finances, ressources humaines, communication).
**Profil recherché**
- Titulaire d’un Bac+2 minimum (BTS Assistant de Manager, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, licence professionnelle en droit ou administration publique) ; une expérience dans le secteur public ou universitaire est fortement appréciée.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel avancé) et des plateformes de gestion de contenu (CMS, SharePoint, Office 365).
- Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques, avec une bonne connaissance du vocabulaire juridique et administratif.
- Sens de l’organisation, rigueur et autonomie ; aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.
- Qualités relationnelles développées : écoute, diplomatie, capacité à travailler en équipe et à dialoguer avec des interlocuteurs de haut niveau.
- Esprit d’innovation et goût pour l’amélioration continue des processus.
- Maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral ; la connaissance de l’anglais constitue un atout.
**Conditions et avantages**
- Contrat à durée déterminée (CDD) à temps complet, avec possibilité d’évolution vers un poste permanent selon les besoins de l’établissement.
- Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique, complétée par les primes spécifiques du secteur universitaire.
- Possibilité de télétravail partiel (modalités définies par l’université) – mode de travail hybride.
- Accès à la formation continue (plan de formation universitaire, cours en ligne, séminaires juridiques).
- Environnement de travail stimulant au sein d’une équipe pluridisciplinaire, au cœur d’un campus dynamique et proche de la mer.
- Avantages sociaux : mutuelle, tickets restaurant, accès aux installations sportives de l’université.
Rejoignez une institution où l’excellence académique se conjugue avec une gouvernance moderne et où chaque collaborateur contribue à la mission de service public et à la diffusion du savoir juridique. Vous êtes motivé(e) par la rigueur administrative, le travail en équipe et l’innovation ? Postulez dès maintenant et participez activement à la réussite de projets d’envergure au sein de l’Université de Toulon.
