Assistant administratif – gestion des dossiers de thèse doctorale

À propos du poste

Nous recherchons un·e assistant·e administratif·ve au sein de Nantes Université pour assurer la gestion des dossiers d’inscription et de soutenance de thèses de doctorat. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les doctorants, les directions de thèse et les services de scolarité.

Missions principales

• Gérer les inscriptions, réinscriptions et les dossiers de soutenance des doctorants.
• Contrôler la complétude des dossiers et accompagner les doctorants pour fournir les pièces manquantes.
• Suivre la validation des dossiers par les différentes parties et relancer en cas de délais excessifs.
• Faire signer les dossiers, les transmettre aux scolarités et assurer leur archivage.
• Envoyer les convocations aux jurys et aux doctorants pour les soutenances.
• Apporter un soutien administratif aux autres secrétaires d’écoles doctorales et répondre aux questions de procédure.

Profil recherché

• Formation Bac ou Bac+2 en secrétariat ou domaine équivalent.
• Expérience de 0 à 1 an dans un poste administratif, idéalement dans le secteur de l’enseignement supérieur.
• Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de l’archivage électronique.

Compétences requises

• Gestion de dossiers administratifs.
• Suivi de processus de validation.
• Communication écrite avec les doctorants et les jurys.

Ce que nous offrons

• Contrat à durée déterminée de 4 mois (article L.332-22).
• Rémunération selon la charte des contractuels de Nantes Université (entre 1 517,72 € et 1 682,31 € nets mensuels).
• Environnement de travail stimulant au sein d’une université reconnue pour son excellence en recherche.