Secrétaire de direction et d'études

À propos du poste

Rattaché·e au directeur du département Génie Civil de l'INSA Toulouse, vous assurez le bon fonctionnement administratif, pédagogique et logistique du service. Vous êtes l'interface privilégiée entre la direction, les équipes enseignantes, les étudiants et les partenaires externes.

Missions principales

• Organisation et préparation des réunions du département (planification, réservation de salles, élaboration des ordres du jour, diffusion des documents).
• Rédaction, diffusion et archivage des comptes rendus, suivi des décisions des instances.
• Gestion logistique des comités de sélection (convocations, relations avec les candidats et les jurys, organisation de visioconférences).
• Production et mise à jour d'outils de suivi, tableaux de bord et indicateurs d'activité.
• Accueil téléphonique, traitement des demandes courantes et diffusion d'informations institutionnelles.
• Mise à jour des supports de communication du département (site internet, espaces collaboratifs, affichages).
• Suivi administratif des relations avec les entreprises et mise à jour des bases de données associées.
• Gestion pédagogique : accueil des étudiants et intervenants, élaboration et suivi des emplois du temps, gestion de la scolarité (inscriptions, saisie des notes, extraction des relevés).

Profil recherché

• Capacité à organiser réunions et événements administratifs.
• Aptitude à assurer le suivi administratif et le pilotage d'actions.
• Bonne maîtrise des outils de suivi, tableaux de bord et supports de communication.
• Excellente aisance relationnelle avec des interlocuteurs internes et externes.

Compétences requises