Secrétaire de direction – Assistance à la DGS/DGSA

À propos du poste

L'Université de Perpignan Via Domitia recherche un(e) secrétaire de direction pour assister la Direction Générale des Services (DGS) et la Direction Générale des Services Administratifs (DGSA) dans leurs activités quotidiennes et projets stratégiques.

Missions principales

• Gérer les agendas complexes des DGS/DGSA, arbitrer les priorités et coordonner les réunions internes et externes.
• Préparer les réunions (calendriers, ordres du jour, convocations, dossiers, notes de synthèse) et assurer le suivi des décisions, relances et échéances.
• Contribuer à la rédaction et à la mise à jour des dossiers institutionnels (contractualisation, évaluations HCERES, bilans, audits).
• Appuyer la coordination de projets transversaux et l’organisation d’événements institutionnels.
• Assurer la gestion administrative du Comité Social d’Administration, la rédaction de courriers, notes, comptes‑rendus et supports de présentation.
• Gérer la documentation, l’archivage numérique et les circuits de signatures.
• Traiter les contraventions liées aux véhicules de service et organiser les missions logistiques des dirigeants.
• Vérifier la complétude des dossiers de candidature BIATSS et assurer l’interface entre les différentes directions et partenaires.

Profil recherché

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de la gestion documentaire.
• Capacité à travailler en autonomie, à prioriser les tâches et à gérer des interlocuteurs de haut niveau.
• Rigueur, sens de l’organisation et excellente communication écrite et orale.

Compétences requises

• Gestion d’agendas et de réunions complexes.
• Rédaction de documents administratifs et synthèses.
• Maîtrise des procédures d’archivage numérique et de suivi administratif.