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Description du poste
L'Université de Lille, à travers son service de la DPIST (Direction de la Prévention, de l'Information et de la Santé au Travail), recherche un(e) Secrétaire administratif(ve) et médical(e) pour renforcer son équipe dynamique. Vous intégrerez un environnement stimulant où la rigueur administrative se conjugue avec la prise en charge médicale du personnel universitaire.
**Missions principales**
- Accueil physique et téléphonique des agents, patients internes et visiteurs, en veillant à offrir un service courtois, confidentiel et efficace.
- Gestion et planification des plannings des médecins, infirmières, psychologues et autres intervenants de santé au travail, en assurant la coordination des rendez‑rendez‑vous, la mise à jour des disponibilités et le suivi des annulations.
- Création, mise à jour et archivage des dossiers médicaux numériques (DMP) : saisie des informations, vérification de la conformité aux exigences RGPD, et numérisation des dossiers papier existants.
- Mise à jour des tableaux de suivi (indicateurs de fréquentation, temps d’attente, statistiques d’activités) afin de fournir des rapports fiables aux responsables de la DPIST.
- Gestion du courrier entrant et sortant ainsi que des courriels, en assurant une circulation fluide entre les différents services de l’Université (services RH, comptabilité, services pédagogiques, etc.).
- Participation à l’amélioration continue des procédures administratives et médicales, proposition d’outils numériques ou de bonnes pratiques pour optimiser le flux de travail.
**Profil recherché**
- Titulaire d’un Bac + 2 en secrétariat, gestion administrative ou formation équivalente.
- Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire, idéalement dans un environnement hospitalier, clinique ou universitaire.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel et Outlook) et des logiciels de gestion de dossiers médicaux (ex. MediStory, Osiris, ou équivalent).
- Excellentes compétences relationnelles, sens de l’écoute et capacité à gérer les situations d’urgence avec calme.
- Rigueur, organisation, respect de la confidentialité des données de santé et connaissance des exigences légales (RGPD, secret médical).
- Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire et à communiquer efficacement avec des interlocuteurs variés (médecins, infirmiers, psychologues, cadres universitaires).
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI à temps plein, basé sur le campus de Villeneuve‑d’Ascq, avec des horaires compatibles avec les exigences du service de santé au travail.
- Un cadre de travail moderne, équipé de postes de travail informatisés et d’outils de numérisation de dernière génération.
- Des opportunités de formation continue (gestion de dossiers médicaux numériques, législation santé, techniques d’accueil).
- Un environnement universitaire dynamique, propice à l’échange et à l’évolution professionnelle.
- Des avantages sociaux propres à la fonction publique (mutuelle, tickets restaurant, congés supplémentaires).
Si vous êtes motivé(e) par la combinaison d’une mission administrative rigoureuse et d’un impact direct sur le bien‑être des agents de l’Université, rejoignez‑nous dès maintenant et participez à la qualité du service de santé au travail de Lille.
