Chargé·e de gestion des réservations et du suivi des missions

À propos du poste

Vous intégrerez le service administratif de l'Université Paris 8 en charge de la gestion des réservations de voyages et de l’accompagnement des enseignants‑chercheurs lors de leurs missions. Vous assurerez le suivi complet, de la demande à la clôture, en veillant à la conformité des dépenses publiques.

Missions principales

• Accueillir les enseignants‑chercheurs, les orienter vers les démarches et options disponibles.
• Réaliser les réservations de billets de transport et d’hébergement via la plateforme Globéo, en respectant les seuils tarifaires.
• Transmettre les éléments de réservation au Pôle Mission pour validation officielle et assurer le suivi de l’exécution.
• Gérer le suivi administratif post‑mission : remboursement, vérification des pièces justificatives, service fait et transmission des dossiers via OsTicket.
• Traiter les demandes exceptionnelles et de dérogation, constituer les dossiers complets et les acheminer pour validation.
• Assurer le suivi administratif complet (ordre de mission à clôture), l’archivage et la traçabilité des pièces.
• Communiquer régulièrement avec le Pôle Mission, la DSR&ED et les prestataires externes par email et téléphone.

Profil recherché

• Bonne connaissance des procédures administratives de gestion des missions dans le secteur public.
• Maîtrise des règles de transparence, de conformité et de traçabilité des dépenses publiques.
• Capacité à accompagner les enseignants‑chercheurs et à assurer un service courtois et informatif.

Compétences requises

• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Utilisation de la plateforme de réservation Globéo.
• Gestion des tickets via l’outil OsTicket.