Assistant(e) gestion administrative et appels d’offres

À propos du poste

Dans le cadre d’un remplacement, IXANS recherche un(e) Assistant(e) gestion administrative et appels d’offres pour son agence parisienne située au 1er arrondissement, quartier Madeleine. Vous serez l’interface entre les équipes de Paris, Lyon et la direction.

Missions principales

• Gestion commerciale : veille, montage et dépôt des dossiers d’appels d’offres ; interlocuteur privilégié des cabinets d’architectes.
• Gestion administrative de l’agence : accueil physique et téléphonique, suivi des stocks de fournitures, maintenance des équipements informatiques et des locaux.
• Gestion administrative RH : organisation des déplacements, collecte et validation des notes de frais et bilans d’activité.
• Gestion comptable : enregistrement et dépôt des factures clients, traitement des factures fournisseurs, saisie comptable.
• Communication : mise à jour du site internet, gestion de la page LinkedIn et de la boîte mail générique.
• Assistanat ponctuel auprès des ingénieurs : rédaction et envoi de courriers, comptes‑rendus, tableaux de bord et documents divers.
• Organisation des séminaires IXANS (2 à 3 par an) : logistique, restauration, location de salles.

Profil recherché

• Formation BAC+2/3 (BUT GACO, BTS Assistante de gestion PME/PMI, BTS SAM).
• Minimum 5 ans d’expérience en gestion administrative dans le secteur du bâtiment.
• Très organisé(e), polyvalent(e), réactif(ve) et capable de prioriser les tâches.
• Capacité à travailler en autonomie avec un reporting efficace.
• Maîtrise d’Office 365 sous Windows (Word, Excel, Teams, OneNote, Outlook).
• Bonne connaissance du milieu de la construction et expérience en cabinet d’architectes ou bureau d’études.

Compétences requises

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Teams
• Microsoft OneNote
• Microsoft Outlook
• Gestion d’appels d’offres
• Facturation et suivi comptable
• Gestion de stocks
• Mise à jour de site internet
• Gestion de page LinkedIn