Référent pôle évènements et loisirs (F/H)

À propos du poste

Le service des évènements et loisirs de l'Université de Toulouse recherche un(e) Référent(e) pour assurer la gestion administrative et logistique de ses activités. Vous travaillerez en lien avec les commissions « Événements » et « Loisirs » ainsi qu'avec les différents partenaires internes et externes.

Missions principales

• Préparer, organiser et assurer le secrétariat des commissions, rédiger les comptes rendus.
• Gérer les boîtes mail du service, trier, répondre et réorienter les courriels.
• Mettre à jour la base documentaire (factures, devis, procédures) et réaliser les demandes d’achat via le logiciel SIFAC+.
• Élaborer des tableaux de bord de suivi et contribuer à l’établissement du bilan annuel.
• Planifier le calendrier annuel des activités, recruter les intervenants extérieurs, rédiger contrats et conventions.
• Gérer les inscriptions aux évènements via le logiciel K‑Sup, réserver lieux et matériel, rédiger les notices de sécurité.
• Suivre les partenaires (prestataires, fournisseurs, exposants), solliciter des devis et superviser certains évènements sur site.
• Assurer la liaison avec le pôle social pour les dispositifs de subvention.

Profil recherché

• Connaissances en gestion administrative et en procédures du secteur public.
• Bonne capacité rédactionnelle et sens de l’organisation.
• Aptitude à travailler avec des équipes pluridisciplinaires et des partenaires externes.
• Motivation pour le suivi logistique d’évènements et d’activités de loisirs.

Compétences requises

• Maîtrise du logiciel SIFAC+ pour les achats.
• Maîtrise du logiciel K‑Sup pour la gestion des inscriptions.