Coordinateur(trice) Voyage d’affaires – Logistique & Transport

Europa Organisation, acteur majeur de l’organisation de congrès médicaux, recherche un(e) Coordinateur(trice) Voyage d’affaires pour renforcer son Pôle Logistique à Toulouse. Vous intégrerez une équipe dynamique de 14 personnes, responsable chaque année de la gestion logistique de plus de 40 congrès scientifiques de renommée internationale. **Missions principales** - Recueillir les besoins spécifiques des intervenants (conférenciers, experts, invités) en matière de déplacements, d’hébergement et de transferts. - Mettre en place et piloter les plateformes de réservation en ligne (flight, train, hôtel) en veillant à la conformité avec les politiques internes et les exigences de chaque congrès. - Coordonner les réservations de transports (avion, train, voiture), d’hôtels et de transferts (taxis, VTC, navettes) en collaboration avec les agences de voyages partenaires et les prestataires locaux. - Assurer le suivi budgétaire : contrôle des coûts, validation des factures, gestion des remboursements et élaboration des états de suivi financiers. - Travailler en étroite synergie avec les services internes (hôtellerie, chefferie de projet, comptabilité) pour garantir la cohérence des plannings et la satisfaction des intervenants. - Produire des rapports de performance, analyser les indicateurs clés (coût moyen par déplacement, taux de satisfaction) et proposer des améliorations continues du processus. - Garantir le respect des normes de sécurité et des exigences réglementaires liées aux déplacements internationaux (visa, assurances, exigences sanitaires). **Environnement de travail** Le poste offre la possibilité de télétravail partiel (hybrid) afin de concilier efficacité opérationnelle et flexibilité. Vous évoluerez dans un cadre stimulant, au cœur d’une structure à taille humaine où chaque initiative compte. **Profil recherché** Vous justifiez d’une première expérience réussie (2 à 4 ans) dans la coordination de voyages d’affaires, la logistique d’événementiel ou la gestion de projets internationaux. Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et avez un excellent sens du service client. Vous maîtrisez les outils de réservation en ligne, les suites bureautiques (Excel, PowerPoint) et avez une bonne aisance avec les systèmes ERP ou CRM. La maîtrise de l’anglais (écrit et oral) est indispensable pour communiquer avec les intervenants étrangers et les prestataires internationaux. **Compétences clés** - Gestion de projets logistiques - Négociation avec fournisseurs et prestataires - Suivi budgétaire et reporting financier - Maîtrise des plateformes de réservation (Amadeus, Sabre, Booking.com) - Excellente communication interculturelle - Sens du détail et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément - Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé, PowerPoint) - Anglais professionnel **Ce que nous offrons** - Un CDI à temps plein avec une rémunération attractive (à définir selon profil). - Un environnement de travail hybride (2 jours de télétravail par semaine). - Des opportunités de formation continue (certifications en gestion de projets, langues). - Une ambiance collaborative au sein d’une équipe passionnée par la santé et la recherche médicale. - Des avantages sociaux (mutuelle, tickets restaurant, participation aux frais de transport). Rejoignez Europa Organisation et contribuez au succès de congrès médicaux qui font avancer la science et améliorent la prise en charge des patients à l’échelle mondiale.