Chargé(e) de gestion des réservations et du suivi des missions

À propos du poste

Le/la chargé(e) de gestion des réservations et du suivi des missions assure la prise en charge complète des déplacements des enseignants‑chercheurs de l’Université Paris 8, de la réservation à la clôture administrative.

Missions principales

• Gérer les réservations de voyages et d’hébergement via la plateforme Globéo en respectant les seuils tarifaires.
• Accueillir les enseignants‑chercheurs, les orienter vers les démarches et options disponibles.
• Transmettre les dossiers de réservation au Pôle Mission pour validation et assurer le suivi de l’exécution.
• Assurer le suivi administratif post‑mission : vérification des pièces justificatives, constitution des dossiers de remboursement et transmission via OsTicket.
• Traiter les demandes exceptionnelles et de dérogation, constituer les dossiers complets et les acheminer pour validation.
• Gérer l’archivage, la traçabilité des pièces et le reporting des activités.
• Communiquer avec les ECs, le Pôle Mission et les prestataires externes par email et téléphone.

Profil recherché

• Bonne capacité d’organisation et de suivi administratif.
• Rigueur dans le respect des procédures et des seuils tarifaires.
• Aptitude à communiquer clairement avec les enseignants‑chercheurs et les partenaires.

Compétences requises

• Maîtrise de la plateforme de réservation Globéo.
• Utilisation de l’outil de ticketing OsTicket.
• Connaissance des procédures de remboursement et de suivi administratif.

Ce que nous offrons

• Contrat à durée déterminée d’un an (CDD).
• Possibilité de télétravail.
• Environnement universitaire dynamique.