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Job description
Rejoignez Ventula Consulting, une organisation philanthropique d’envergure internationale, récemment créée et soutenue par un financement pluri-millionnaire dédié à façonner l’écosystème de l’intelligence artificielle (IA) de manière responsable. Notre mission : mettre l’IA au service des personnes et des communautés, en garantissant transparence, équité et impact sociétal positif. Pour soutenir notre CEO dans cette aventure ambitieuse, nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) dynamique, organisé(e) et proactif(ve).
**Vos principales missions**
- Gérer l’agenda complexe du CEO (planification de réunions, déplacements internationaux, événements) en anticipant les besoins et en optimisant les priorités.
- Coordonner les réunions internes et externes : préparation des supports, prise de notes, rédaction de comptes‑rendus et suivi des actions.
- Assurer la rédaction, la relecture et la mise en forme de documents stratégiques (rapports, présentations, communiqués) avec un haut niveau de qualité et de cohérence.
- Piloter les processus d’on‑boarding et d’off‑boarding des collaborateurs : listes de contrôle, suivi des formalités administratives, mise à jour des dossiers RH.
- Maintenir et structurer les dossiers internes clés (contrats, accords de confidentialité, documents de gouvernance) en veillant à la conformité et à la confidentialité.
- Soutenir la coordination des outils numériques de l’équipe (Google Workspace, Slack, Zoom, Notion) et proposer des améliorations pour fluidifier les flux de travail.
- Collaborer étroitement avec les équipes RH, finance et juridique pour assurer le suivi des budgets, des factures et des indicateurs de performance.
- Contribuer à la culture d’entreprise en organisant des événements internes, des ateliers de formation et des initiatives de bien‑être.
**Profil recherché**
- 3 à 5 ans d’expérience confirmée en assistance de direction, gestion de bureau ou fonctions similaires, idéalement dans un environnement international ou start‑up.
- Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Excellentes compétences organisationnelles, sens du détail et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Familiarité avec les processus RH (recrutement, onboarding) et/ou financiers (budget, facturation).
- Grande aisance avec les outils numériques (Google Workspace, Slack, Zoom, Notion, Trello) et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels.
- Intérêt marqué pour l’IA, ses enjeux éthiques et son impact sociétal.
- Discrétion, intégrité et sens aigu de la confidentialité.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI au cœur de Paris, avec une flexibilité hybride (3 jours au bureau, 2 jours en remote) pour concilier vie professionnelle et personnelle.
- Un environnement de travail stimulant, au sein d’une équipe internationale lean et engagée.
- Des opportunités de développement professionnel (formations IA, conférences, mentorat).
- Un package salarial compétitif, complété par des avantages sociaux (mutuelle, tickets restaurant, transport) et une politique de télétravail flexible.
- La chance de contribuer à un projet à fort impact sociétal, où chaque action compte pour le bien‑être des communautés.
Si vous êtes animé(e) par l’envie de soutenir un leader visionnaire et de participer à la construction d’un futur responsable pour l’IA, envoyez votre candidature dès maintenant ! Nous avons hâte de découvrir votre talent et votre énergie.
