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Job description
Dans le cadre de son fort développement, CALLI GROUP, acteur majeur du secteur événementiel, recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) / Facturation Événementielle confirmé(e) pour renforcer son équipe à Lattes (31). En poste à temps plein et en présentiel, vous jouerez un rôle clé dans la gestion financière et administrative de l’ensemble des projets événementiels de l’entreprise. Vous serez le garant de la bonne circulation de l’information entre les clients, les prestataires et le service comptable, assurant ainsi la rentabilité et la conformité des opérations.
**Missions principales**
- **Facturation client** : établir, contrôler et envoyer les factures liées aux prestations événementielles, veiller à la conformité des données (tarifs, TVA, conditions contractuelles).
- **Refacturation prestataires** : gérer la refacturation des sous‑traitants, vérifier les devis, valider les bons de commande et assurer le suivi des paiements.
- **Gestion des acomptes, encaissements et soldes** : suivre les échéances de paiement, enregistrer les règlements, relancer les impayés et assurer le recouvrement.
- **Suivi administratif complet des dossiers clients** : centraliser les documents contractuels, les bons de livraison, les attestations d’assurance et les rapports de mission.
- **Gestion des factures fournisseurs** : réceptionner, contrôler et classer les factures, préparer les règlements et assurer le suivi des litiges éventuels.
- **Bilans financiers mensuels** : réaliser le reporting du chiffre d’affaires, les rapprochements bancaires, les analyses d’écarts et préparer les éléments nécessaires à la clôture mensuelle.
- **Interface avec le cabinet comptable** : transmettre les pièces justificatives, répondre aux demandes d’audit et garantir la conformité fiscale.
- **Organisation et structuration documentaire** : mettre en place et maintenir un système de classement (physique et numérique) efficace, respectant les exigences de traçabilité et de confidentialité.
- **Amélioration des process** : proposer et mettre en œuvre des procédures optimisées pour réduire les délais de facturation et améliorer la qualité du suivi financier.
**Profil recherché**
- Bac+2 minimum en Gestion, Comptabilité, Administration ou équivalent.
- Minimum 3 ans d’expérience réussie dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de l’événementiel ou des services B2B.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel avancé, Word, PowerPoint) et des logiciels de facturation/ERP (Sage, Cegid, SAP ou équivalent).
- Excellente rigueur, sens du détail et capacité à travailler sous pression avec des échéances serrées.
- Bonnes compétences relationnelles, sens du service client et capacité à gérer les situations conflictuelles (relances impayés).
- Autonomie, esprit d’initiative et forte orientation résultats.
- Maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral ; la connaissance de l’anglais est un plus.
**Ce que nous offrons**
- Un environnement dynamique au sein d’une équipe passionnée par l’événementiel.
- Des projets variés et stimulants, avec une réelle visibilité sur les résultats financiers.
- Un package salarial attractif, complété par des avantages sociaux (mutuelle, tickets restaurant, participation aux événements de l’entreprise).
- Des perspectives d’évolution vers des fonctions de Responsable Administratif & Financier ou de Chef de Projet événementiel.
- Un cadre de travail moderne à Lattes, facilement accessible en transports en commun et proche des commodités.
Rejoignez CALLI GROUP et contribuez activement à la réussite financière de nos événements tout en développant vos compétences dans un secteur en pleine expansion. Envoyez dès maintenant votre candidature (CV + lettre de motivation) pour rejoindre une équipe ambitieuse et innovante.
