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Job description
OptimAdmin, bureau d'études techniques spécialisé en génie civil, ouvrages d’art et travaux publics, recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour renforcer son organisation interne et améliorer la gestion des flux financiers. Vous intégrerez une équipe dynamique, en charge de structurer les processus documentaires, d’assurer le suivi rigoureux des factures et de garantir la satisfaction de nos clients grâce à une communication fluide et proactive.
**Missions principales**
- **Organisation documentaire** : Reclasser, structurer et mettre en place une arborescence claire pour l’ensemble des dossiers (plans, rapports d’étude, correspondances). Vous définirez des procédures standardisées afin de faciliter l’accès à l’information pour tous les collaborateurs.
- **Numérisation & archivage** : Scanner les documents papier, les indexer et les archiver dans un système de gestion électronique (GED). Vous veillerez à la conformité des archives numériques et à leur traçabilité.
- **Suivi des factures** : Vérifier la conformité des factures reçues, les enregistrer dans le logiciel I PAID THAT, mettre à jour les statuts de paiement et préparer les relances en cas d’impayés.
- **Relance clients** : Assurer le suivi des règlements, contacter les clients par email ou téléphone, et garantir le respect des délais de paiement. Vous contribuerez à améliorer le cash‑flow de l’entreprise.
- **Reporting** : Produire des tableaux de bord hebdomadaires sur l’avancement des dossiers, les encours clients et les indicateurs de performance administrative.
- **Support transversal** : Apporter votre aide aux équipes techniques pour la préparation de dossiers de soumission, la mise à jour de bases de données et la diffusion d’informations internes.
**Organisation du travail**
- Phase 1 : Temps plein pendant les deux premières semaines pour mettre en place les processus et former les équipes.
- Phase 2 : Un jour par semaine (hors période de pic) pour assurer le suivi et les mises à jour.
- Mode de travail hybride : télétravail possible, avec présence ponctuelle sur le site de Verrières‑le‑Buisson.
**Profil recherché**
- Expérience confirmée (2 à 5 ans) en tant qu’assistant(e) administratif(ve) ou dans un poste similaire, idéalement dans le secteur du BTP ou des bureaux d’études.
- Autonomie, rigueur et sens de l’organisation ; capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Maîtrise des outils digitaux (suite Office, GED, logiciels de facturation – I PAID THAT) et aisance avec les environnements collaboratifs (Teams, SharePoint, etc.).
- Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles, tant en présentiel qu’à distance.
- Proactivité, esprit d’initiative et capacité à proposer des améliorations de processus.
**Ce que nous offrons**
- Un poste clé au sein d’une structure en pleine croissance, avec la possibilité d’influencer les pratiques administratives.
- Un environnement de travail stimulant, mêlant expertise technique et gestion opérationnelle.
- Flexibilité du télétravail et un rythme de travail adapté à vos compétences.
- Une rémunération attractive selon profil et expérience.
Rejoignez OptimAdmin et participez activement à la performance administrative d’un bureau d’études reconnu pour son excellence technique.
**Comment postuler**
Merci d’envoyer votre CV et une lettre de motivation détaillant vos expériences pertinentes à l’adresse recrutement@optimadmin.fr. Nous étudierons chaque candidature avec attention et vous contacterons rapidement pour un entretien.
