Assistant de direction

À propos du poste

L'Université Jean Moulin Lyon 3 recrute, dans le cadre d'un remplacement permanent, un(e) assistant(e) de direction pour le cabinet de la Présidence. Rattaché(e) à la chef de cabinet, vous contribuerez à la bonne marche de l'activité du président et au soutien administratif de l'institution.

Missions principales

• Gestion administrative et accueil physique et téléphonique des agents, usagers et visiteurs.
• Réception, contrôle et diffusion des parapheurs et bordereaux.
• Archivage numérique des courriers, rapports et supports des instances.
• Rédaction et mise en forme de courriers et courriels.
• Aide à la constitution de dossiers techniques.
• Soutien logistique aux activités institutionnelles et événementielles (réservation de salles, création de liens de visioconférence, installation du matériel).
• Commande et gestion des stocks de fournitures, denrées et matériels divers.
• Gestion financière en liaison avec les services comptables.
• Suivi des déplacements et missions (environ 50 personnes) en France et à l'étranger.
• Suivi des commandes de missions, réception, documentation et matériels.

Profil recherché

• Diplôme de niveau Bac, débutant accepté.
• Excellentes qualités rédactionnelles et de communication écrite et orale.
• Discrétion professionnelle, grande rigueur et réactivité.
• Capacité à rendre compte et à travailler en équipe.

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (messagerie, traitement de texte, tableur).
• Capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction.
• Excellentes compétences en communication, écrite et orale.
• Discrétion professionnelle.