Assistant administratif – Secrétariat commun du SGARE Grand Est

À propos du poste

Le Secrétariat Général pour les Affaires Régionales et Européennes (SGARE) recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le secrétariat commun du SGARE Grand Est. Vous intégrerez le pôle secrétariat du Service des affaires administratives et de l'appui, en soutien aux deux pôles du SGARE et au service transversal.

Missions principales

• Gestion du courrier et des parapheurs : enregistrement, traçabilité, tri, ventilation, suivi et tenue du chrono.
• Exécution des fonctions de secrétariat pour les deux pôles du SGARE et le service transversal : mise en forme de documents, mise à signature, envoi, accueil physique et téléphonique.
• Intérim du secrétariat particulier du SGARE et des SGARE adjoints, incluant la tenue d’agenda et l'organisation de réunions.
• Gestion des commandes auprès du service de reprographie de la préfecture.
• Assistance sur Chorus DT : saisie et validation des ordres de mission et des états de frais.
• Appui administratif et logistique : suivi du circuit parapheur, enregistrement des arrêtés, inventaire du stock de fournitures, soutien ponctuel à la coordination régionale, participation à l’archivage et organisation de réunions.

Profil recherché

• Bonne maîtrise des procédures administratives et du suivi documentaire.
• Capacité à gérer le courrier, les parapheurs et les archives.
• Rigueur, sens de l’organisation et aisance relationnelle pour l’accueil téléphonique et physique.
• Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel Chorus DT.

Compétences requises

• Utilisation du logiciel Chorus DT.