Secrétaire administratif·ve universitaire – Faculté de médecine

À propos du poste

Au sein de la Faculté de médecine de l'Université de Lille, vous assurerez le secrétariat administratif et pédagogique de deux départements universitaires médicaux. Vous contribuerez au bon déroulement des activités d'enseignement, de recherche et de gestion quotidienne.

Missions principales

• Accueil physique et téléphonique, gestion des courriels, courriers et suivi administratif des dossiers.
• Organisation du secrétariat : classement, gestion documentaire, suivi budgétaire (commandes, missions, déplacements, achats).
• Préparation de l'organisation des enseignements : planification des cours, élaboration des programmes, suivi des étudiants et préparation des examens.
• Saisie des questions d'examen sur la plateforme UNESS et suivi de l'assiduité des étudiants de 2ᵉ et 3ᵉ cycles ainsi que de la formation médicale continue.
• Organisation des commissions de coordination du DES et suivi administratif des mémoires.
• Participation aux activités de recherche : saisie de données et gestion bibliographique.

Profil recherché

• Personne organisée, rigoureuse, appréciant les missions administratives en milieu universitaire.
• Aime travailler en équipe, gérer des activités variées et accompagner étudiants et enseignants.
• Sens du service public, discrétion et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Compétences requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des applications numériques.
• Capacité à organiser son activité, planifier les échéances et respecter les délais.
• Application rigoureuse des procédures administratives et respect de la confidentialité.
• Bonne communication écrite et orale avec des interlocuteurs variés.