Assistant(e) de Direction – Bras droit des fondateurs

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner les fondateurs de Darbyon, agence créative et média AI-native, dans la gestion quotidienne de leurs activités administratives et opérationnelles. Vous serez le bras droit des dirigeants, garantissant le bon fonctionnement de l’entreprise sans friction.

Missions principales

• Gestion administrative et financière : suivi des réconciliations comptables, collecte et organisation des factures, gestion des notes de frais et coordination avec l’expert‑comptable.
• Organisation et logistique : réservation des déplacements (avions, hôtels, transports) et prise en charge des imprévus logistiques.
• Support opérationnel aux équipes : assistance sur les tâches quotidiennes, structuration et suivi des sujets internes, coordination transverse.
• Gestion fournisseurs et vie de bureau : relations fournisseurs, commandes de fournitures, suivi des prestataires (maintenance, services).
• Suivi de projets opérationnels : pilotage autonome de travaux de bureau, aménagements, projets internes, suivi des délais, budgets et livrables.
• Gestion administrative transverse : collecte du courrier, préparation et suivi de documents contractuels, première relecture et synthèse.
• Bras droit des fondateurs : anticipation des besoins, prise en charge de sujets variés avec haut niveau d’autonomie.

Profil recherché

• Minimum 5 ans d’expérience en office management, assistanat de direction ou fonctions opérationnelles.
• Ultra organisé(e), rigoureux(se), fiable et discret(e).
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à établir les priorités.
• Excellente communication écrite et orale.
• Goût prononcé pour l’administratif, la comptabilité et le juridique.
• Proactivité extrême et capacité à structurer le chaos.

Compétences requises

• Gestion administrative et financière (factures, notes de frais, réconciliations comptables).
• Organisation logistique des déplacements et gestion des imprévus.
• Gestion des fournisseurs et suivi des prestataires.
• Pilotage de projets opérationnels (aménagements, travaux, suivi budgétaire).
• Capacité à synthétiser et structurer l’information documentaire.