Office Manager Polyvalent - Bras droit des Fondateurs

A propos du poste

Rejoignez Vocca, une startup innovante en pleine croissance qui révolutionne la relation patient-médecin grâce à l'intelligence artificielle vocale. En tant qu'Office Manager, vous serez la pierre angulaire opérationnelle de notre bureau parisien, jouant un rôle stratégique de soutien auprès des fondateurs pour fluidifier notre quotidien et accompagner notre expansion.

Missions principales

• Gestion Opérationnelle & Office Management : Pilotage du fonctionnement quotidien du bureau (1er arr.), gestion des fournisseurs, des fournitures, de la maintenance, de la sécurité et du parc informatique.
• Ressources Humaines : Supervision des processus d'onboarding et d'offboarding, gestion de la paie, des congés, des notes de frais et interface avec nos partenaires RH externes.
• Support Administratif & Exécutif : Gestion des agendas, organisation des déplacements et gestion documentaire pour les fondateurs ; filtrage des demandes et gestion de l'information.
• Gestion Financière : Suivi de la facturation client, des encaissements, des factures fournisseurs et réalisation des premières réconciliations comptables.
• Culture & Projets : Organisation d'événements internes pour renforcer la cohésion d'équipe et pilotage de micro-projets transversaux.
• Optimisation des Processus : Mise en place, documentation et amélioration continue de nos outils internes (Notion, stack SaaS).

Profil recherché

• Vous êtes une personne extrêmement organisée, capable de gérer des priorités multiples dans un environnement startup rapide.
• Vous possédez une grande polyvalence et une aisance naturelle pour passer d'un sujet RH à un sujet comptable ou technique.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion, votre autonomie et votre sens aigu de la confidentialité.
• Une expérience préalable en gestion de bureau ou en tant qu'assistant(e) de direction est fortement appréciée.

Competences requises

• Maîtrise des outils collaboratifs et SaaS (Notion, suite Google, outils de gestion).
• Compétences de base en gestion administrative, comptable et RH.
• Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Capacité à structurer et documenter des processus complexes.