Assistant de Direction et Office Manager

À propos du poste

S3NS, filiale issue du partenariat entre Thales et Google Cloud, recherche un(e) Assistant(e) de Direction et Office Manager pour soutenir son Comité de Direction et assurer le bon fonctionnement quotidien de ses locaux.

Missions principales

• Gestion d’agendas complexes du Comité de Direction, incluant la planification de réunions internes et externes (niveau CXO).
• Organisation logistique des réunions : réservation de salles, matériel et services associés.
• Coordination des déplacements professionnels, optimisation des itinéraires et des coûts.
• Assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes.
• Veiller à l’entretien, à la propreté et au bon fonctionnement des équipements du site.
• Gestion et suivi des prestataires (maintenance, nettoyage, sécurité, etc.).
• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et orientation vers les interlocuteurs concernés.
• Gestion des fournitures de bureau et du matériel informatique, suivi des stocks et passation des commandes.
• Contribution à la vie du site (décoration, affichage, organisation d’événements d’entreprise).
• Validation et suivi des demandes d’achat.

Profil recherché

• Minimum 5 ans d’expérience en tant qu’Executive Assistant ou Office Manager auprès d’un General Manager ou d’un Comité de Direction.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Capacité à anticiper les besoins, à prendre des initiatives et à résoudre les problèmes de façon autonome.
• Bon niveau d’anglais lu et écrit.

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (agenda, messagerie, suites Office).
• Gestion de la logistique de déplacements et des réservations.
• Suivi des fournisseurs et prestataires de services.
• Compétences en communication écrite et orale en français et en anglais.