جديد
وصف الوظيفة
L'International Chamber of Commerce (ICC) recherche un(e) Assistant(e) de Direction Exécutif(ve) hautement organisé(e), minutieux(se) et proactif(ve) pour soutenir les deux Secrétaires généraux adjoints (DSG) ainsi que le Directeur des Opérations (COO). Rattaché(e) directement aux cadres dirigeants, vous évoluerez dans un environnement dynamique, collaboratif et résolument international, où la rigueur, la confidentialité et la réactivité sont essentielles.
**Missions principales**
- Gestion quotidienne des agendas des DSG et du COO : planification, coordination des réunions internes et externes, optimisation des créneaux et anticipation des conflits d’emploi du temps.
- Organisation logistique des déplacements nationaux et internationaux : réservation de billets d’avion, hôtels, transports terrestres, préparation des dossiers de voyage (visas, assurances, itinéraires) et suivi des dépenses associées.
- Pilotage du suivi budgétaire et des notes de frais : vérification, saisie et transmission aux services comptables, respect des procédures internes et des politiques de conformité.
- Préparation et animation des réunions : élaboration des ordres du jour, diffusion des supports, prise de notes, rédaction de comptes‑rendus et suivi des actions découlant des réunions.
- Accueil des visiteurs et gestion de l’accueil physique et virtuel : réception, orientation, organisation de services de traduction ou d’interprétation si nécessaire.
- Gestion du courrier électronique et du flux d’informations : tri, priorisation, rédaction de réponses standardisées, archivage et diffusion des documents sensibles.
- Soutien administratif transversal : rédaction de correspondances, mise à jour de bases de données, coordination avec les équipes RH, juridiques et financières, participation à des projets transversaux ponctuels.
**Profil recherché**
- Minimum 5 ans d’expérience réussie en tant qu’assistant(e) de direction ou executive assistant, idéalement au sein d’une organisation internationale ou d’un cabinet de conseil.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ; la connaissance d’une troisième langue est un atout.
- Maîtrise avancée des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des plateformes de gestion d’agenda (Outlook, Exchange, Calendly).
- Sens aigu de la confidentialité, de la discrétion et du professionnalisme.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément, à travailler sous pression et à anticiper les besoins des dirigeants.
- Excellent relationnel, esprit d’équipe et capacité à interagir avec des interlocuteurs de cultures diverses.
- Rigueur comptable de base pour le suivi des dépenses et la préparation des rapports financiers.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) au sein d’une institution reconnue mondialement, avec une stabilité professionnelle.
- Un environnement de travail hybride : 3 jours sur site à Paris, 2 jours en télétravail, favorisant l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle.
- Un package salarial compétitif, complété par des avantages sociaux (mutuelle, tickets restaurant, transport en commun).
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière au sein du réseau ICC.
- Un accès privilégié à des événements internationaux, conférences et rencontres de haut niveau.
- Un cadre de travail moderne, situé au cœur de Paris, avec des espaces de coworking et des services de conciergerie.
Rejoignez l’ICC et contribuez activement à la mission de promotion du commerce international, tout en développant vos compétences au plus haut niveau de l’assistanat exécutif.
